外贸管理软件服务于外贸企业，主要是帮助企业管理销售订单、采购单等出口流程，也被称为外贸进销存或者外贸ERP。
外贸管理软件的主要作用有：
- 数据统计。记录销售订单及收款，从而实现业绩统计。可以对销售人员、部门等方面的业绩排名、完成率进行统计，方便管理人员了解公司的业绩状态。相比于外贸CRM对员工的管理是以过程管理为主，外贸ERP更多的是让数据说话。
- 记录业务流程。销售订单基础上，采购人员要按需采购，跟单人员要安排出口计划。外贸销售订单是跟客户达成的合作机会，到了执行阶段，往往有分批出口、多个订单合并出口等复杂场景，因此订单管理和出运（出口）管理要分开。而到了采购单执行完毕、货物备好的时间节点，需要通知给跟单人员，此时也需要记录哪个采购单的多少数量的货物将要或者已经安排发货。一些业务流程的记录，不仅有助于内部沟通，还可以防范操作错误，而且有助于后续的追踪。外贸人员可以借助流程管理，追踪订单的收款和进度，减少内部沟通成本，提升工作效率。
- 单据管理。以赛恩美外贸管理系统为例，发给客户的报价单、ProformaInvoice，出口的报关发票、箱单、报关草单，交给客户清关用的发票、箱单，这些都可以在系统中生成。出口过程中的报关单、提单扫描件，也可以进行保存管理。
- 利润核算。有了收款、付款、采购、退税等流程的管理，每笔订单、每笔出口的利润都可以计算出来，并且可以计算到人员、部门、产品、客户上，方便进行提成计算、分析决策。举个例子，产品的利润核算，可以帮企业确定哪些产品、哪些型号是挣钱的，哪些是不挣钱的，从而进行公司发展方向的调整。
- 以订单业绩，对客户进行管理分析。客户的规模、采购周期、主要购买产品等信息，可以在完成业务管理之后，归集到客户头上，从而更好的分析客户行为，服务于销售工作。
此外，外贸管理软件还有客户管理、供应商管理、产品管理等基础资料的管理，库存管理、发票管理、退税管理等拓展功能。以上功能参考了赛恩美外贸管理软件，基本上是比较全的。